Pieczątka firmowa – wszystko, co warto o niej wiedzieć

Masz ciekawy pomysł na biznes. Już wiesz od czego zacząć, żeby go rozkręcić. Zostały Ci tylko do załatwienia urzędowe formalności i możesz startować. Ale może zastanawiasz się czy coś jeszcze będzie Ci potrzebne do prowadzenia własnej firmy. Jedną z przydatnych rzeczy jest pieczątka firmowa. Co taka pieczątka powinna zawierać i jak ma wyglądać? W tym artykule postaramy się przybliżyć Ci temat pieczątki firmowej.

Czy pieczątka firmowa jest wymagana przez prawo?

Pieczątka firmowa nie jest wprost wymagana przez przepisy prawa. Jednak załatwiając sprawy w urzędzie skarbowym albo banku można się spotkać z taką pozycją na różnych dokumentach do wypełnienia. W związku z tym chociaż żaden przepis nie nakłada obowiązku jej posiadania to lepiej wyrobić pieczątkę firmową. Dlaczego? Jednym z powodów jest to, żeby nie mieć problemu z wymienionym wcześniej urzędem skarbowym czy bankiem. Jednak nie jest to najważniejszy powód, dla którego warto zamówić pieczątkę firmową. Taka pieczątka może zdecydowanie usprawnić Twoją pracę. W jaki sposób? Przystawienie stempla zajmie Ci kilka sekund, a napisanie tych danych ręcznie – zdecydowanie dłużej. Ponadto dobrze przygotowana treść odbicia pieczątki może stanowić świetną reklamę dla Twojej firmy.

Co powinna zawierać pieczątka firmowa?

Żadne przepisy nie mówią o tym jak taka pieczątka ma wyglądać. Dlatego nie ma jednego, ustalonego wzoru dla takiej pieczątki. Warto jednak dobrze zaplanować i rozmieścić jej treść, żeby oprócz funkcji użytecznej była dobrą wizytówką dla Twojej firmy. Najlepiej będzie gdy na pieczątce firmowej zostaną zawarte następujące dane:

• nazwa firmy,
• adres siedziby,
• numer telefonu kontaktowego,
• adres mailowy,
• adres strony internetowej,
• numer NIP,
• numer REGON.

Pieczątka z powyższymi informacjami jest dość rozbudowana, ale posiada wszystkie potrzebne dane firmy, jak i wskazuje praktycznie wszystkie sposoby kontaktu z Twoją firmą. Ponieważ treści, jaka ma być zawarta na stemplu jest dużo, trzeba ją bardzo starannie rozplanować. Należy zadbać o to, by odbicie było przejrzyste i czytelne.

Na pieczątce firmowej warto też umieścić logo firmy, jeśli firma je posiada. Stanie się ona dzięki niemu bardziej rozpoznawalna na rynku. W przypadku pieczątki z pełnymi danymi firmy najlepiej skorzystać z automatów mieszczących od pięciu do dziewięciu linii tekstu. Oczywiście ten wybór zależny jest chociażby od długości nazwy Twojej firmy.

Pieczątka firmowa nie musi obowiązkowo zawierać wszystkich tych danych. Jej wygląd jest zależny od Ciebie. Jeśli pieczątka jest Ci potrzebna tylko do stemplowania dokumentów urzędowych, wystarczy jeśli jest na niej nazwa firmy, adres siedziby, numer NIP i numer REGON. Natomiast jeśli Twoja pieczątka ma spełniać też funkcję reklamy, warto podać dostępne sposoby kontaktu.

Niektóre firmy – szczególnie te większe – mają kilka pieczątek firmowych. Czasami decydują się na dwie jej wersje – rozbudowaną i skróconą, używając ich zamiennie w zależności od potrzeb. Duże firmy, które mają różne działy często zakupują pieczątkę firmową do każdego działu osobno, oznaczając ją specyficznym, niepowtarzalnym numerem albo literą. Dzięki takiemu rozwiązaniu zawsze wiadomo z którego działu pochodzi każdy dokument czy korespondencja i do jakiego działu lub osoby powinien trafić z powrotem.

Pieczątka firmowa czy jest Ci naprawdę potrzebna?

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, według przepisów nikt nie ma prawa żądać od Ciebie wyrobienia stempla firmowego. Jednak prowadząc działalność gospodarczą okazuje się, że posiadanie pieczątki firmowej znacznie ułatwia wiele rzeczy. Załatwiając sprawy na miejscu w jakimś urzędzie nie musisz wpisywać po kolei wszystkich danych firmy odręcznie, więc oszczędzasz czas i masz pewność, że się w którymś miejscu się nie pomylisz. Składając i przygotowując dokumenty do banku lub innej instytucji też nie marnujesz czasu na przepisywanie danych tylko przystawiasz pieczęć.

Jeśli nie posiadasz firmowych kopert z danymi przedsiębiorstwa, to wysyłając korespondencję wystarczy, że na kopercie w rogu danych adresata postawisz pieczątkę firmową. Tak samo, gdy odbierasz korespondencję przychodzącą do Twojej firmy na zwrotnym potwierdzeniu odbioru też możesz przystawić stempel firmowy. Inne firmy przysyłając do Ciebie zamówienie do realizacji często chcą potwierdzenie przyjęcia zamówienia, na przykład w formie skanu z Twoją pieczątką firmową.

Wielkość firmy a pieczątka firmowa

Jeśli prowadzisz małą firmę i wystawiasz samodzielnie faktury papierowe, to dzięki pieczątce nie musisz ręcznie wpisywać danych wystawcy na tym dokumencie, tylko wystarczy jak odbijesz pieczątkę firmową. Jest to też rozwiązanie korzystne dla nabywcy, bo Twoje dane będą zawsze czytelne.

A jeśli prowadzisz dużą firmę to posiadanie pieczątek firmowych to wręcz podstawa, gdyż w takim przedsiębiorstwie ilość dokumentów i sytuacji, kiedy trzeba przybić taką pieczątkę jest bardzo duża. Pieczątki firmowe potrzebne są przy potwierdzaniu przyjęcia i wydania towaru. Pracownicy wykonujący usługi muszą się nimi posługiwać przy wypełnianiu protokołów odbioru różnych prac i robót.

Przy podpisywaniu umów z kontrahentami jest też praktykowane podpieczętowania umowy pieczątką firmową obok podpisów i pieczęci osób reprezentujących firmę. Przy podpisywaniu wszelkich formularzy gwarancji też jest wymagane postawienie stempla firmowego. Wymienione sytuacje dotyczą też osób, które jednoosobowo prowadzą działalność gospodarczą, a zajmują się branżami, w których takie dokumenty są wymagane.

Pieczątka firmowa w spółce

W polskim porządku prawnym istnieją spółki osobowe oraz kapitałowe. Spółki co do zasady to podmioty, które tworzy co najmniej dwóch wspólników. Przepisy dotyczące spółek, a zwłaszcza tych kapitałowych, są bardziej szczegółowe niż te dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak i tutaj nie ma obowiązku posiadania pieczątki firmowej. Chociaż ustawodawca nie nakłada takiego obowiązku, to prowadząc spółkę kapitałową zdecydowanie warto zaopatrzyć się w pieczątkę firmową. Dlaczego? Już odpowiadamy.

Spółki prawa handlowego we wszystkich pismach i zamówieniach według przepisów prawa muszą umieścić następujące dane:

• firmę spółki, jej siedzibę i adres,
• oznaczenie sądu rejonowego, w którym przechowywana jest jej dokumentacja,
• numer KRS,
• numer NIP,
• wysokość kapitału zakładowego,
• wysokość kapitału wpłaconego (w spółce akcyjnej).

Jak widać wymaganych informacji jest sporo. Dlatego wyrobienie pieczątki firmowej zawierającej te dane to bardzo korzystne rozwiązanie. Pozwoli Ci nie marnować sił i czasu na wpisywanie tych danych na wszystkich dokumentach. Oprócz oszczędności czasu warto też pomyśleć o tym, jak by nas postrzegali nasi kontrahenci, gdybyśmy prowadząc spółkę kapitałową nie mieli własnego stempla firmowego. Na pewno nie wyglądałoby to zbyt poważnie i profesjonalnie. W końcu wyrobienie pieczątki firmowej nie jest specjalnie kosztownym zakupem. Jest to powszechnie stosowane, przydatne i praktyczne narzędzie usprawniające codzienną pracę.

Co odbicie pieczątki mówi o Twojej firmie?

We wcześniejszej części artykułu nakreśliliśmy jakie informacje powinna zawierać pieczątka firmowa używana w prowadzeniu zwykłej działalności gospodarczej oraz spółce. Ale sama treść stempla to nie wszystko. Pieczątka firmowa to w pewnym sensie też wizytówka Twojej firmy, więc warto zadbać o detale. Na co zwrócić uwagę? Najpierw dobrze jest określić jak dużo miejsca na odbiciu stempla zajmą wszystkie informacje, które chcesz na nim umieścić. Następnie trzeba tą treść tak rozplanować by była czytelna i spójna, zdecydować się na rozmiar i rodzaj czcionki oraz odstępy między poszczególnymi linijkami. Jeśli posiadasz logo firmy to dla niego też dobrze jest zaplanować miejsce na tworzonym odbiciu pieczątki.

Gdy już wszystko harmonijnie rozmieścisz na pieczęci, to zastanów się jaki kolor odbicia stempla najbardziej będzie pasował do Twojej firmy. Czy Twoim klientom i kontrahentom zależy na stabilności, spokoju, elegancji, pewności Twoich kompetencji? W takim przypadku najlepiej zastosować czarny albo niebieski tusz.

Jeśli działasz w gałęzi spożywczej, eko czy związanej z rolnictwem albo leśnictwem to dobrym wyborem będzie zielony. Czerwony i inne jaskrawe niestandardowe barwy tuszu na ogół najlepiej sprawdzą się w branżach artystycznych, gdzie ceni się kreatywność, nieszablonowe i ekstrawaganckie podejście. W takim przypadku krzykliwy wygląd pieczęci może być dobrą reklamą. Projektując wzór swojej pieczątki firmowej należy jednak pamiętać, że w większości przypadków to estetyka, czytelność i prostota stempla zrobi dobre wrażenie na innych.

Co może Ci pomóc w projektowaniu pieczątki firmowej?

Jeśli nie masz pomysłu na wygląd odbicia Twojej pieczątki firmowej, to nie musisz się martwić. Na naszej stronie dostępny jest kreator pieczątek, który Ci w tym pomoże. Gdy wybierzesz interesujący Cię model pieczątki przy okienku „Odbicie pieczątki” zaznacz „Edytuj gotowy wzór z szablonu”. Z dostępnych wzorów wybierz ten, który najbardziej Cię interesuje i kliknij przycisk „Zaprojektuj”. Otworzy się okno kreatora, w którym możesz po prostu wpisać dane swojej firmy i zapisać gotowy projekt swojego stempla firmowego. Zajmie Ci to dosłownie chwilę.

A co jeśli nie chcesz samodzielnie robić projektu swojej pieczątki firmowej? W takim wypadku możesz skorzystać z naszego wieloletniego doświadczenia w tej dziedzinie i zlecić nam zaprojektowanie Twojej pieczęci. Wystarczy przy okienku „Odbicie Pieczątki” wybrać „Projekt dopasowany do mojej treści”. W okienku „Opis treści” wpisz dane, które mają znaleźć się na odbiciu Twojego stempla. My na tej podstawie wykonamy dla Ciebie indywidualny projekt pieczątki dostosowany do Twoich potrzeb. Zrobiony przez nas projekt prześlemy mailem do Twojej akceptacji.

Podsumowując – posiadanie pieczątki firmowej, chociaż nie jest wymagane przepisami prawa, to jest korzystnym dla Ciebie i Twojej firmy rozwiązaniem. Pomoże zaoszczędzić Ci czas i siły przy wypełnianiu różnych dokumentów czy załatwianiu spraw dotyczących Twojego biznesu. Poza tym Twój wizerunek stanie się bardziej profesjonalny w oczach Twoich partnerów biznesowych.