Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – co to takiego?

Pieczęć kwalifikowana jest równoważna zwykłej pieczątce firmowej, ale w formie elektronicznej. Podobnie jak tradycyjny stempel, zawiera ona nazwę, adres, NIP i inne informacje dotyczące przedsiębiorstwa. Sprawdź, kto ma możliwość skorzystania z elektronicznej pieczątki kwalifikowanej, jak ją uzyskać i jakie prawa daje.

Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

 Wykorzystując kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, zapisujesz informacje podobne do tych, które znajdują się na zwykłej pieczątce firmowej. Jednak w odróżnieniu od tradycyjnego sposobu znakowania dokumentów, nie używasz fizycznego produktu ani nie odciskasz go na papierze. Zamiast tego korzystasz z elektronicznych danych. Masz do wyboru dwie metody.

• Informacje przechowywane w chmurze – masz możliwość składania oficjalnych pieczątek na dokumentach za pomocą dowolnego urządzenia internetowego (komputer laptopowy, telefon inteligentny lub tablet).
• Do podpisywania dokumentów wykorzystujesz specjalny zestaw karty i czytnika.

Jak prezentuje się zaawansowana pieczęć elektroniczna na dokumencie? Tego rodzaju stemplę można dostosować według indywidualnych wymagań Twojego przedsiębiorstwa. Obrazkowy stempel zostaje umieszczony w pliku.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – regulacje Unii europejskiej

eIDAS to przepisy, które zostały ustanowione przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w dniu 23 lipca 2014 r. w celu regulacji identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w transakcjach elektronicznych na rynku wewnętrznym. Głównym celem eIDAS jest zwiększenie poziomu zaufania do transakcji elektronicznych poprzez ustanowienie ram prawnych, które zapewniają bezpieczeństwo na poziomie europejskim. Przepisy eIDAS obejmują również definicję pieczęci elektronicznej. W artykule 3 punkt 25 stwierdzono, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna to dane elektroniczne dodane do innych danych lub logicznie z nimi powiązane w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności powiązanych danych.

Kto może posługiwać się kwalifikowaną pieczątką elektroniczną?

Podmioty prawne, takie jak przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje, nie korzystają z zaawansowanej pieczątki elektronicznej – dla nich przeznaczony jest podpis elektroniczny. Osoby fizyczne mogą korzystać z podpisu elektronicznego.

 Elektroniczna pieczęć ma na celu uwierzytelnienie dokumentów korporacyjnych i ma chronić ich integralność, a także potwierdzać ich pochodzenie i zwiększać bezpieczeństwo. Z kolei, kwalifikowany podpis elektroniczny jest identyczny z podpisem własnoręcznym (posiada taką samą ważność jak podpis pisany) i jest używany do potwierdzania woli konkretnej osoby (na przykład do podpisywania umów lub sprawozdań finansowych, oraz do udzielania pełnomocnictwa). Możesz skorzystać z obu tych rozwiązań, w zależności od sprawy, którą chcesz załatwić.

Warto też zaopatrzyć się podpis elektroniczny– to umożliwi nam załatwienie jeszcze większej ilości spraw w krótszym czasie.

Jakie jest zastosowanie certyfikowanego stempla elektronicznego?

Stosując kwalifikowaną pieczęć elektroniczną możesz m.in.:

• potwierdzać autentyczność dokumentów,
• oznaczać dokumenty firmowe, np. sprawozdania, raporty, zaświadczenia o zarobkach, elektroniczne faktury.

Zastosowanie uprawnionej pieczęci elektronicznej ma na celu skrócenie czasu i ułatwienie komunikacji wśród przedsiębiorstw oraz urzędów administracji publicznej. Pozwala na obieg elektronicznych dokumentów i gwarantuje ich autentyczność i integralność. Dodatkowo daje pewność, że konkretny dokument został wydany przez określoną organizację i że jego treść nie została zmieniona.

W jaki sposób można zamówić kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

Podmioty prawnicze mają możliwość korzystania z pieczęci elektronicznej, która posiada kwalifikację. Aby uzyskać taką pieczątkę, potrzebny jest wniosek oraz potwierdzenie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki niemu możesz załatwić formalności online, bez konieczności wychodzenia z domu. Jeśli nie masz kwalifikowanego podpisu, będzie konieczna wizyta w punkcie certyfikacji.

Możesz złożyć aplikację o nabycie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej u dostawcy usług zaufania, który posiada odpowiednie uprawnienia. Zestawienie takich dostawców jest dostępne na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji, które jest powiązane z systemem informatycznym Narodowego Banku Polskiego.